e-Faturanın düzenlenmesi, iletilmesi, muhafaza ve ibrazı ile ilgili düzenlemelerin ana tebliği 397 Sıra No’lu VUKGT’dir. e-Faturada, bu konularda, diğer tebliğlerle yapılan değişiklikler 397 No’lu tebliği ya değiştirmekte ya da mezkûr tebliğe ilave açıklamalar getirmektedir. 433 Sıra No’lu VUKGT’de ise ana konu e-Arşiv uygulaması olmakla birlikte e-Fatura düzenlenmesi konusuna da kısmen girilerek ahenk bozulmuştur. Ancak, e-Arşiv uygulaması konusunda yapılan değişikliklerin 433 no’lu tebliğde toplanacağı anlaşılmaktadır. e-Fatura ve e-Arşiv tebliğlerinin bir tebliğde toplanıp daha açık bir şekilde ifade edilerek düzenlenmesi uygulamaya da kolaylık sağlayacaktır. Diğer taraftan e-Defterin ana tebliği ise 1 Sıra No’lu Elektronik Defter Genel Tebliği’dir. Diğer elektronik defter tebliğleri ile yapılacak olan değişiklikler 1 No’lu tebliği değiştirecek veya ilave açıklamalar getirecektir.
e-Fatura, e-Arşiv ve e-Defter konularının bu çerçevede ilgili kılavuzları ile birlikte takip edilmesi gerekmektedir. e-Arşiv uygulaması bahse konu iki ana tebliğ kapsamında açıklanacaktır.
1) 397 Sıra No’lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğinin 6. Bölümünde, 416 ve 421 Sıra No’lu VUKGT’leri İle Yapılan Değişikliklere Göre:
Elektronik imza ve mali mührün doğruluk ve geçerlilik kontrolünün ancak elektronik ortamda yapılabilmesi nedeniyle e-Faturanın kağıda basılarak saklanması söz konusu değildir. Bu nedenle işletmeler, kendi gönderdikleri ve diğer firmalardan aldıkları e-Faturaları, üzerindeki mali mühür veya elektronik imzayı da içerecek şekilde kanuni süreler içerisinde kendi bünyelerindeki elektronik, manyetik veya optik ortamlarda muhafaza edecekler ve istendiğinde elektronik, manyetik veya optik araçlar vasıtasıyla ibraz edeceklerdir.
Muhafaza ve ibraz yükümlülüğü, e-Faturalara istendiğinde kolaylıkla erişebilmeyi, anlaşılabilir ve eksiksiz bir biçimde görüntüleyebilmeyi ve faturaların okunabilir kağıt baskılarını üretebilmeyi sağlayacak biçimde yerine getirilmelidir.
Elektronik faturaların işletmelerin kendine ait bilgi işlem sistemlerinde saklanması esastır. Ancak, elektronik saklama üçüncü kişilere de (özel entegratörlere) yaptırılabilecektir. Özel entegratörlerden elektronik saklama hizmetinin alınması mükelleflerin muhafaza ve ibraz sorumluluğunu ortadan kaldırmaz.
2) 433 Sıra No’lu VUKGT’de Yapılan Düzenlemelere Göre:
e-Faturanın ikinci nüshasının elektronik ortamda muhafaza ve ibraz edilmesini gerektiren e-Arşiv uygulamasının usul ve esasları 433 Sıra No’lu VUKGT’de düzenlenmiş bulunmaktadır. Buna göre:
Elektronik arşiv uygulaması, elektronik ortamda oluşturulan faturanın elektronik ortamda muhafazası, ibrazı ve raporlamasını kapsayan bir uygulamadır.
Elektronik ortamda oluşturulan faturanın alıcısına elektronik ortamda iletilen şekli belgenin aslı, e-Faturayı düzenleyen tarafından muhafaza edilen elektronik hali ise ikinci nüsha hükmündedir. GİB’den e-arşiv izni alan mükellefler, elektronik ortamda oluşturdukları faturayı elektronik ortamda muhafaza edeceklerdir.
e-Arşiv uygulaması iki şekilde yapılabilir:
a) Mükellefin kendi bilgi işlem sistemi üzerinden veya,
b) GİB’den izin almış özel entegratörlerin bilgi işlem sistemi üzerinden. e-Arşiv uygulamasını kendi bilgi işlem sistemi üzerinde kullanmak isteyen mükellefler www.efatura.gov.tr adresinde yayınlanan e-Arşiv uygulaması kılavuzunda açıklanan şartlara uygun olarak başvuru yapacaklardır.
e-Arşiv uygulamasını e-Arşiv izni almış özel entegratörlerin bilgi işlem sistemi üzerinde kullanmak isteyen mükellefler doğrudan, özel entegratörlere başvuracaktır.
e-Arşiv uygulamasını kendi bilgi işlem sistemi üzerinden kullanmak için yapılan başvurular;
* Mükellefe ait sistemin yapısı, işleyişi,
* Sistemde düzenlenen belge ve raporların 433 No’lu tebliğde ve e-Arşiv kılavuzunda belirtilen usul ve esaslara uygun olup olmadığı,
GİB tarafından değerlendirilir.
GİB gerek görmesi halinde, ilave bilgiler isteyebilir ve mükellefe ait bilgi işlem sisteminde yerinde incelemeler yapabilir veya yaptırabilir. Yapılan değerlendirme sonrasında başvuruları uygun bulunan mükelleflere yazı ile e-Arşiv izni verilir.
e- Arşiv izni alan mükellefler ile, e-Arşiv hizmeti veren özel entegratörler, elektronik ortamda oluşturdukları belgelere ilişkin olarak www.efatura.gov.tr adresinde yayınlanan format ve standarda uygun e-Arşiv raporunu mali mühür veya e-İmza ile zaman damgalı olarak onaylamak ve e-Arşiv kılavuzunda açıklanan yöntemlerle GİB sistemine yüklemek zorundadırlar.
e-Arşiv uygulamasını kendi sistemi üzerinden kullananlar, e-Faturanın ikinci nüshalarını kendilerine ait mali mühür veya e-İmza ile onaylayarak saklarlar. İbrahim GÜLER *- Bağımsız Denetçi / adanasmmmo.org
__________________________________________________________________________________
*) Makalenin amacı, konuyla ilgili genel bilgi vermektir. Yazar, makalenin hatasız olduğuna güvence vermez. Okuyucunun, bu bilgi ve yorumlarla yetinmeyerek konuyu derinlemesine araştırmasını veya konuya hakim profesyonel bir danışmana başvurmasını tavsiye eder.
Kaynak: Muhasebe Network
