Özlük dosyası nedir? İşçi özlük dosyasında neler bulunmalıdır? Özlük dosyası mecburi midir? Özlük dosyası neden önemlidir? İşte detaylar…
İzmir’den okurumuz Ayşegül Germiyan soruyor: “Bünyamin bey, bir firmanın muhasebe departmanında çalışıyorum. Zaman zaman teftişe gelen denetmenler özlük dosyasını soruyor. Özlük dosyası mecburi midir? İşçilerimizden belgeleri toparlayamıyoruz, getirmiyorlar. İşçi özlük dosyalarında neler bulunması gerekiyor? Özlük dosyası olmazsa gelen denetmenler bize ceza keser mi? Bizi aydınlatırsanız sevinirim.”
Sayın okurumuz, çalışma hayatının önemli konularından birini soruyorsunuz. Özlük dosyası, muhasebeci vemali müşavirler başta olmak üzere pek çok kesimin sıkça sorduğu bir konu.
Gerçekten de özlük dosyasını düzenlemek özellikli ve ayrıntılı bir husus. Ancak bu dosya çalışma yaşamanın düzene girmesi açısından özel bir önem arz ediyor. Ülkemiz çalışma hukukunda özlük dosyasının yeri nedir, özlük dosyasında hangi belgeler bulunması gerekir, özlük dosyası tutmamanın cezaları nelerdir; bu konularda ayrıntılı olarak bilgi verelim.
ÖZLÜK DOSYASI NEDİR?
Özlük dosyaları ülkemiz iş hukukunda belirlenmiş bulunan bir çalışma yaşamı düzenlemesidir. Buna göre işyerleri çalıştırdıkları her çalışan için statüsü ya da unvanı ne olursa olsun özlük dosyası tutmak durumundadır. İşçinin aldığı ücretin düşük ya da yüksek olması, iş akdinin sürekli ya da geçici olması, çalışanın beyaz yakalı ya da mavi yakalı olması, amir yada işçi olması bu durumu değiştirmez. Özlük dosyaları işçinin işletme içerisindeki iş akdi sürdüğü müddetçe her türlü bilgi ve belgesinin saklanacağı, işçi ile ilgili her türlü verinin iş akdi bittikten dahi muhafaza edilebileceği bir sistemdir.
ÖZLÜK DOSYASI MECBURİ MİDİR?
Evet, işçiler için özlük dosyası bulundurmak İş Kanunu’nun 75 inci maddesi gereğince mecburidir.
İşveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenlemek zorundadır. İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, İş Kanunu, sosyal güvenlik mevzuatı ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak durumundadır.
Özlük dosyası ile ilgili bir yükümlülük de bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorunda olunmasıdır.
ÖZLÜK DOYASI NEDEN ÖNEMLİ?
Özlük dosyası çalışma yaşamının düzene ve intizama girmesi yönüyle önemli bir düzenlemedir. Bu birkaç nedenle böyledir:
Öncelikle işçi ile ilgili kayıtların tutulması işletmenin kurumsallaşması, kurumsal bir hafıza üretmesi anlamında önemli bir arşiv faaliyetidir. İkinci olarak, işyerlerinin denetimi açısından özlük dosyaları gerek iş sağlığı ve güvenliği ile ilgili gerekse de sosyal sigortalar yükümlülükleri ile ilgili temel bir referans kaynağıdır. Düzenli özlük dosyası tutan bir işyerinin denetimleri kolay geçecektir.
Son olarak da işçi dosyaları işçilerin kişisel kayıtlarının usulünce saklanması, iş yaşamında bonservis ve referans sisteminin sağlıklı işlemesi için önemli bir düzenlemedir.
Özlük dosyasının önemi özellikle iş kazası gibi hallerde çok bariz ortaya çıkmaktadır.
CEZASI VAR MI?
İş Kanunu özlük dosyası tutmayı mecburi kıldığı gibi özlük dosyasının tutulmaması halinde de cezalar getirmiştir.
Buna göre İş Kanunu’na göre denetim yapma yetkisi bulunan SGK Denetmenleri/Müfettişleri ile İş Müfettişleri/Askeri İş Müfettişlerinin yaptıkları denetimlerde özlük dosyasının tespit edilmemesi halinde ceza uygulanır. İşçi özlük dosyalarını düzenlemeyen işveren veya işveren vekiline 2013 yılı için 1200 Türk Lirası idari para cezası verilir.
Belirtelim ki bu özlük dosyası tutulmayan her bir işçi için verilecek bir cezadır.
ÖZLÜK DOSYASINDA NELER BULUNMALI?
En çok sorulan sorulardan birini de işçi dosyasında nelerin bulunması gerektiği oluşturuyor.
Genel olarak ifade edecek olursa işçi ile ilgili her türlü bilgi ve belge özlük dosyasında saklanmak durumundadır.
İşçinin işe alınışından (hatta iş ilanından) başlayarak işten ayrılışına kadar (hatta ayrılış sonrasında) her türlü süreç evrak ile tevsik edilmeli ve işçi dosyasına girmelidir.
Ayrıntılı ifade edecek olunur ise, özlük dosyasında, eleman istek formu, işe başvuru formu, çalışanın referansları, CV’si yada özgeçmişi, fotoğrafları, hizmet sözleşmesi ya da iş akdi, SGK sigortalı işe giriş bildirgesi, aylık bordrolar yada ücret hesap pusulalarının suretleri (işçiye imzalatılması yararlıdır), işçinin kimlik bilgileri, ikametgâh senedi, nüfus sureti, adli sicil kaydı, askerlik durum belgesi, aile durum bildirim formu (aile vergiindirimi için), ilk işe giriş sağlık raporu, periyodik muayene ve kontrol raporları, yıllık ve ücretli izin formları, ücretsiz izin bilgileri bulunmalıdır. Ayrıca…
İşçinin diploma-sertifika ve diğer yeterlilik belgeleri, iş kazası bildirimleri, iş kazası tutanakları ve bildirgeleri, iş araç ve gereci kullanma ehliyetleri ve belgeleri, demirbaş malzeme teslim belgesi, işçiye verilen ceza ve ihtarlar, iş sağlığı ve güvenliği araç ve gereği teslim belgesi, SGK sigortalı işten ayrılış bildirgesi, istifa dilekçesi, işçi ile ilgili tutulan tutanaklar, işçiye çekilmiş yada işçiden alınmış noter tebligatnameleri, iş akdinin feshine dair tebligat ve belgeler, ibraname, işten daha evvel çıkartılanın işe davet belgesi gibi belgelerin tümü bulunmalıdır.
TÜM BUNLAR EVRAK KALABALIĞI MI?
Altını çizelim ki, bulundurulması gereken evraklar bunlarla sınırlı değildir. Belirttiğimiz üzere işçi ile ilgili her türlü bilgi özlük dosyasına alınarak kurumsal hafızaya nakşedilmelidir.
Bunlar zaman zaman işverenlerimize yada muhasebe görevlilerine evrak kalabalığı, gereksiz bürokrasi gibi gelebilmektedir. “Bunca işimin arasında bu evraklarla mı uğraşacağım” diyen bile çıkabilmektedir. Ancak altını çizmek gerekir ki bir evrak işveren açısından yıllar sonra büyük bir önem arz edebilecektir.
Bir hizmet tespit davasında ya da iş kazası halinde işverenin daha önce evrak kalabalığı olarak gördüğü şey gün gelir işletmedeki en önemli belge olur.
Özlük dosyası tutmak kurumsal bir kimlik haline geldiği, evrak kalabalığı olarak görülmekten çıktığı zaman ülkemizde hem iş kazaları azalır, hem de çalışma yaşamı düzene ve intizama girer.
İKİ EVRAK SOKUŞTURULMUŞ DOSYALAR ÖZLÜK DOSYASI MI?
Denetmenler/müfettişlerce yapılan denetimlerde özlük dosyaları öncelikle kontrol edilir.
Zaman zaman işyerlerinde özlük dosyası adına yalnızca işçinin ikametgâh senedi ya da nüfus suretinin bulunduğu görülmektedir.
Altını çizelim ki, yalnızca bir belgeden ibaret dosya olmaz, böyle düzenlenmiş bir özlük dosyasının ciddiyetinden hatta varlığından söz edilemez. Dolayısıyla yasak savma kabilinde bir iki evrak sokuşturulmuş bir klasör iş hukuku açısından murat edilen işlevi görmez, idari para cezası almayı gerektirecek bir durumdur. İş hukukunun özlük dosyası düzenlemesini getirmesindeki temel murat olan iş yaşamının düzenlenmesi, sevk ve idaresi ancak düzgün tutulmuş, işçi ile ilgili her türlü verinin bulunduğu dosyalar ile sağlanır.
İŞÇİNİN MAHREMİYETİ İHLAL EDİLEMEZ!
Şunu önemle belirtmek gerekir ki, içeriğinde çalışana ait gibi özel bilgi ve belgelerin bulunduğu özlük dosyaları özü itibariyle gizli dosyalardır.
Gerçekten de özlük dosyasının içeriğinde işçinin mahremi olan sağlık raporları, adli sicil kaydı, işyeri sırları, kimlik bilgileri, referanslar, bonservisler, dilekçeler gibi belgeler bulunur.
İş Kanunu uyarınca işveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür.
İşverenin yada işveren vekili niteliğindeki yöneticilerin özlük dosyalarını mahrem bir şekilde saklaması, yalnızca yetkili denetmen/müfettişe göstermesi, bunun dışında işyerindeki diğer çalışanlar da olsa başkalarına açmaması elzemdir.
Aksi takdirde, gizli bilgi ve belgelerinin açığa çıkması sonucu hakları muhtel hale gelen işçi her zaman tazminat yoluna başvurabilecektir. / Bünyamin Esen
