Personelin özlük dosyasında bulunması gereken çeşitli evraklar vardır. Standart evraklar arasında nüfus cüzdan fotokopisi, diplomalar, sertifikalar, işe alınırken yapılan iş başvuru formu, mülakat görüşme formu ve test sonuçları, ikametgâh ilmühaberini sayabiliriz.
GÜNCEL OLMALARI ÖNEMLİ
Bunların arasında ikametgâh ilmühaberi önemlidir. Bu belge güncel tarihli ya da 6 ay içerisinde alınmış olması gerekir. İlmühaberin güncel olmaması oldukça olumsuz sonuçla doğurabilir. Mesela, personel devamsızlığından dolayı işten çıkış süreci başlamış olsun. Artarda 2 gün ya da 1 ayda 3 gün işe devamsızlığı söz konusu olması halinde gelmediği günlere ilişkin tutanak tutulup personelin ikametgah adresine neden gelmediğinin ve herhangi bir mazeret belgesi olup olmadığı noter kanalı ile bildirilmelidir. Personelin ikametgâhı güncel olmadığında ise bildirim yerine ulaşamayacaktır. İşten çıkarılmak istenen personelin “bildirimin eline ulaşmadığını” söylemesiyle işverenin haklı sebeple işten çıkardığına dair süreç sıkıntıya uğrayacaktır. “İkametgâhını alalım dosyasında dursun” düşüncesi daha sonra işverene pahalıya patlayabilir.
ADLİ SİCİL KAYDINA DA HASSASİYET GÖSTERİLMELİ
Yine adli sicil kaydında da benzer hassasiyet gösterilmeli. Personelin bu kaydının alınmamasından dolayı ki, personel aranan bir kişiyse firma zor duruma düşebilir.
Mesela cinayetten mahkûm birini işe almışsınız. İşyerinden bir kişiyle tartıştı, o kişiyi çekti vurdu. O kişinin sorgulaması yapılırken işverene sorulur; bu kişinin geçmişte böyle bir durumdan mahkûmiyetinin olduğu belirlenir. Neticede özlük işlerindeki kişi zan altında kalacaktır. Ona “Neden sen bu kişinin adli sicil kaydını almadın?” diye sorulur. O personel belki işinden olacak. Gördüğünüz gibi, belki küçük bir evrak ancak neticesi ağır olabiliyor. Özetle bu evrakların önemini kavramakta büyük fayda var.
Kaynak: muhasebenetwork.com
