Ticaret Kanunu 82. maddesinde tacirlere ticari defterleri, mali tabloları, ticari mektupları ve defterlere yapılan kayıtları on yıl süre ile saklama yükümlülüğü getirmiştir.
Saklama süresi ticari defterlere son kaydın yapıldığı, envanterin çıkarıldığı, ara bilançonun düzenlendiği, yıl sonu yıl sonu finansal tabloların ve / veya konsolide finansal tabloların hazırlandığı, ticari yazışmaların yapıldığı veya muhasebe belgelerinin oluştuğu takvim yılının bitişiyle başlamaktadır.
Ancak bu saklama süresi içerisinde elbetteki defter ve belgelerin başına pek çok şey gelebilir. Bu süre içerisinde defter ve belgeler yok olabileceği gibi tahrip de olabilir, okunamaz hale gelebilir.
Öte yandan defter ve belgelerin yetkili mercilere ibraz edilmemesi, çeşitli kanunlarda ayrı ayrı yaptırıma bağlanmıştır. İşte bu nedenle ibraz edilememe halinin, ibraz etmeme kasdına dayanmadığının ve ibraz etmemenin elde olmayan bir sebepten ileri geldiğinin kanıtlanabilmesi için Ticaret Kanunu tacirlere bu konuda da bir mükellefiyet yüklemiştir.
Ticaret Kanununun 82/7. maddesine göre; “Bir tacirin saklamakla yükümlü olduğu defter ve belgeler; yangın, su baskını veya yer sarsıntısı gibi bir afet veya hırsızlık sebebiyle ve kanuni saklama süresi içerisinde kayba uğrarsa, tacir kaybı öğrendiği tarihten itibaren on beş gün içerisinde ticari işletmesinin bulunduğu yer yetkili mahkemesinden kendisine bir belge verilmesini isteyebilir.” Madde metninde “yangın, su baskını veya yer sarsıntısı gibi” denilmek suretiyle bu gibi olayların benzerlerinin de bu kapsamda yorumlanması gerektiği ifade edilmiştir. Uygulamada bu hükme dayanılarak mahkemelerce verilen belgeye veya karara, “zayi belgesi” adı verilmektedir.
Burada önemli olan, defter ve belgelerin elden çıkmasında, tacirin bir kusurunun olmaması gerekir. Bir başka deyişle iddianın inandırıcı ve samimi olması, hayatın olağan akışı içerisinde makul olması gerekmektedir. Örneğin çeşitli mahkeme kararlarında; boş bir araziye park edilen arabadan defterlerin çalınması, muhasebeci tarafından yazılmak için alınan defterlerin bulunduğu çantanın vapurda unutulması, binaya giren hırsızların defter ve belgeleri çaldığı şeklindeki iddialar samimi ve inandırıcı bulunmamıştır.
Hasımsız olarak görülecek bu davada, mahkemeler gerekli araştırmayı yapmak durumundadır. Mahkeme, itfaiye raporu, karakol tutanağı gibi belgeleri incelemenin yanı sıra şahit de dinleyebilmektedir.
Mahkemeye müracaat ederken, kayba yol açan olaya ilişkin delillerin yanı sıra hangi defter ve belgeler için zayi belgesi istenildiğinin de belirtilmesi gerekir. Zira tutulmamış veya tasdiki deftere yaptırılmamış defterler için zayi belgesi istenilmesi mümkün değildir. Tasdik ettirilmiş olsa dahi, kullanılmamış, boş defter veya fatura, fiş, irsaliye gibi belgeler için zayi belgesi istenemez.
Zayi belgesinin talep edildiği dava hasımsız olarak görülür. Bu nedenle mahkeme kararı, kesin hüküm oluşturmaz, kesin kanıt değildir ve her zaman aksi iddia ve ispat edilebilir. Mahkemelerin zayi belgesi talebini reddeden kararların temyiz edilmesi de mümkündür.
Zayi belgesi talebinin, zayi olma halinin gerçekleştiğinin, bir başka deyişle zayi olma sonucunu doğuran olayın öğrenilmesinden itibaren 15 gün içerisinde yapılması gerekir. Bu süre, bazen olay tarihine göre 15 günden fazla da olabilmektedir. Bu nedenle buradaki hak düşürücü sürenin her durumda, olay tarihine göre hesaplanması mümkün değildir. Örneğin, kurban bayramı nedeni ile şehir dışında olan bir tacirin tatil dönüşünde iş yerini su bastığını görerek ve hemen İtfaiye Daire Başkanlığı’na haber vererek tutanak tutturmasından sonra 15 gün içerisinde açtığı davayı, su baskını tarihinden itibaren 15 günlük sürenin geçtiği gerekçesi reddeden mahkeme kararı, Yargıtay tarafından “mahkemece öğrenme tarihi tespit edilerek hak düşürücü sürenin geçip geçmediğinin belirlenmesi gerekir” gerekçesi ile bozulmuştur. (Yargıtay 11. Hukuk Dairesi E.2014/5660 K. 2014/11825 T. 23.6.2014).
Zayi belgesi taleplerinin, ticari işletmenin bulunduğu yer asliye ticaret mahkemelerine yöneltilmesi gerekmektedir.
Zayi Belgesi, özel hukuka ait bir belgedir. Alınmış olunması halinin dahi kesin hüküm teşkil etmemesi sebebiyle, bu belgenin alınmamış olması veya alınmasının ihmal edilmiş olması durumlarında da, ibraz etmeme fiili dolayısıyla açılacak ceza davalarında, defter ve belgelerin zayi olduğunu (tabii ki yine inandırıcı ve samimi olarak, hayatın olağan akışına uygun biçimde ve tacirin elinde olmayan sebeplerle zayi olduğunu) iddia ve ispat etmek mümkündür. / Bumin Doğrusöz
Kaynak: Muhasebe Network
