İş Kanununa göre, işveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenlemek zorundadır. İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanı sıra İş Kanunu ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır.
İş Kanunu’nda işçi özlük dosyasında yer alacak belgeler açık olarak belirtilmemiştir. Ancak, iş başvuru formu, iş sözleşmesi, görev tanımları, nüfus kâğıdı örneği ve vesikalık fotoğraf, ikametgâh ilmühaberi (yerleşim belgesi), adli sicil kaydı, İSG eğitim belgeleri, mesleki eğitim belgeleri, sağlık raporları, diploma sureti, deneme süresi değerlendirme formu, ihtarname, tutanak ve diğer belgeler, disiplin kurulu kararları gibi belgeler yer alabilir.
İşveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür.
İş mevzuatında özlük dosyalarının kaç yıl saklanması gerektiği yönünde bir hüküm bulunmamaktadır. SGKmevzuatına göre; işveren, işyeri sahipleri; işyeri defter, kayıt ve belgelerini ilgili olduğu yılı takip eden yılbaşından başlamak üzere on yıl süreyle, kamu idareleri otuz yıl süreyle, tasfiye ve iflâs idaresi memurları ise görevleri süresince saklamak zorundadır. SGK’nın denetim ve kontrol ile görevlendirilen memurlarınca istenilmesi halinde de bu kayıt ve belgelerin onbeş gün içinde ibraz edilmesi gerekmektedir.
Bununla birlikte, İş Sağlığı ve Güvenliği mevzuatına göre kişisel sağlık dosyalarının 15 yıl saklanması gerekmektedir.
http://www.muhasebenetwork.com/isci-ozluk-dosyalari-kac-yil-saklanmalidir.html
